Reporting: Wie aussagekräftig sind die nackten Kennzahlen?

Welchen Nutzen kleine und mittlere Unternehmen aus Personalkennzahlen ziehen können

Hand aufs Herz: Jeder Unternehmer möchte nicht nur wissen, was ihn seine Mitarbeiter insgesamt kosten. Interessant ist vor allem, ob sie zufrieden, überlastet oder unterbeschäftigt sind, ob sie (zu) oft krank sind und welchen Umsatz sie erwirtschaften. Nicht immer können Personalkennzahlen die Gesamtsituation eines Betriebs genau darstellen. Schließlich gibt es auch viele „weiche“ Faktoren, die sich nur schwer messen lassen. Dennoch können Kennzahlen wichtige Hinweise darauf geben, wie effizient die Mitarbeiter und das Unternehmen arbeiten und sind daher – richtig eingesetzt – ein wertvolles Führungsinstrument. Der Artikel zeigt, wann welche Kennzahlen sinnvoll eingesetzt werden und wie Sie diese auch in kleinen Unternehmen leicht errechnen.

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Am aussagekräftigsten sind Kennzahlen natürlich dann, wenn Sie auf entsprechende Vergleichszahlen, wie z.B. Branchenwerte oder Studienergebnisse zurückgreifen können. Die Kennzahlen im Zeitverlauf betrachtet lassen aber auch wertvolle Rückschlüsse auf Tendenzen und (Fehl)-Entwicklungen im Unternehmen zu, die die Geschäftsführung sonst vielleicht erst (zu) spät wahrnehmen würde. 

Was wollen Sie messen?

Sich auf einige wesentliche Personalkennzahlen zu beschränken ist sinnvoll, denn es gibt reichlich davon: Experten in Großunternehmen nutzen mehr als 1.000 verschiedene Kennzahlen. Diese Anzahl und der entsprechende Aufwand sind für kleine und mittlere Unternehmen unrealistisch. Dennoch gibt es einige aussagekräftige Standardkennzahlen, die einerseits einfach zu ermitteln und dennoch aussagekräftig sind. 

Bedenken Sie, dass Kennzahlen vor allem dann wertschöpfend sind, wenn sie gesetzte Personalziele messen (z.B. Senkung der Krankenquote, Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit oder Bindung ans Unternehmen). Überlegen Sie daher, wo es eventuelle „Personal-Baustellen“ in Ihrem Unternehmen gibt, die Sie mithilfe der Personalkennzahlen verifizieren oder kontrollieren möchten. Nachfolgend stellen wir Ihnen beispielhaft einige interessante Kennzahlen vor:

  • Mitarbeitergesamtanzahl: z.B. auch aufgeschlüsselt nach Standort, Bundesland, Geschäftszweig oder Betriebsstätte

  • Netto-Personalbedarf: Für die Planung und Kontrolle des Personalbedarfs und unterstützt Sie dabei Personalüberdeckungen oder -unterdeckungen zu erkennen.

  • Eigenkündigungsquote bzw. Fluktuationsquote: Gibt es viele Kündigungen? Die Quote ist ein Hinweis darauf sein, wie zufrieden Ihre Mitarbeiter sind. Bei der Fluktuationsquote sind auch die Kündigungen einbezogen, die vom Arbeitgeber ausgehen.

  • Krankenquote: Wie viele Fehltage gibt es? Steigen diese Zahlen an? Auch diese Kennzahl kann ein Hinweis auf die Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter sein.

  • Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit: Auch diese Quote signalisiert, wie zufrieden die Leute sind, denn zufriedene Mitarbeiter bleiben im Unternehmen.

  • Durchschnittsalter: Es gibt einen Hinweis darauf, ob das Verhältnis von älteren (tendenziell erfahrenen) zu jüngeren (tendenziell innovativen) Mitarbeitern ausgewogen ist. Erfahrungsgemäß ist ein großes Ungleichgewicht problematisch.

  • Überstunden- oder Mehrarbeitsquote: Meist ist diese Quote nur für einzelne Abteilungen oder Teilbereiche aussagekräftig. So erkennen Sie schnell personelle Engpässe.

  • Personalaufwandquote: Sie setzt die Kosten für den Personalaufwand ins Verhältnis zur Gesamtleistung des Betriebs. Sie errechnet also, wie viele Cent pro Euro Umsatz auf das Personal entfallen. 

Tipp: Weniger ist mehr! Beschränken Sie sich in kleinen Unternehmen auf einige wenige Kennzahlen, die Sie gut ermitteln können und die Ihnen auch helfen, gesetzte Ziele zu kontrollieren. Damit die Quoten aussagekräftiger sind, prüfen Sie, ob es sinnvoll ist diese auf Abteilungs- oder Teambasis zu ermitteln. Dabei ergeben sich oft interessante Vergleiche innerhalb eines Betriebs und die Geschäftsführung kann überprüfen, ob sich gefühlte Tendenzen bewahrheiten.

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