11.05.2017

Pünktliche Zahlung verhindert Zusatzkosten

Payroll: Verzug bei Sozialversicherungsbeiträgen wird teuer

Für viele Unternehmen ist es eine Herausforderung, Payroll in Perfektion zu beherrschen. Denn bei der Entgeltabrechnung gibt es einiges zu beachten: Die Mitarbeiter möchten gerne ihr Gehalt pünktlich und mit korrekter Berechnung erhalten. Zudem müssen Firmen Ihren Dokumentationspflichten nachkommen. Und dann warten noch die Sozialkassen auf rechtzeitige Zahlungseingänge. Genau hier ist die pünktliche Zahlung besonders wichtig: Denn im Fall von Zahlungsverzug bei den Sozialversicherungsbeiträgen werden Säumniszuschläge fällig. Lässt sich das durch ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat vermeiden?

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Wenn durch verspätete Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge Extrakosten entstehen, ist das sehr ärgerlich. Abgesehen von den zu zahlenden Beiträgen sind zudem auch die Beitragsnachweise pünktlich zu versenden. Je nachdem, wie die Arbeitstage im entsprechenden Monate liegen und ob noch Feiertage hinzukommen, kann es zu sehr frühen Fälligkeits- und Übermittlungsterminen kommen.

Wann sind die Beiträge und Beitragsnachweise fällig?

Der Fälligkeitstermin für die Beiträge ist der drittletzte Bankarbeitstag des entsprechenden Monats. Zu diesem Zeitpunkt müssen Umlage 1, 2, Insolvenzgeldumlage und einheitliche Pauschsteuer (bei geringfügiger Beschäftigung) gezahlt worden sein.

Praxis-Tipp:

Beachten Sie, dass das Geld an dem Tag bereits auf dem Konto der Einzugsstelle liegt. Den Datensatz zum Beitragsnachweis (in dem Sie die Höhe der Beiträge angeben) müssen Sie noch zwei Arbeitstage früher an die Einzugsstelle übermitteln. Eine sportliche Frist, die bei Überschreitung für Extrakosten sorgt.

Wie hoch ist der Säumniszuschlag?

Ist die Frist für die Überweisung der Beiträge überschritten, droht ein Säumniszuschlag. Die Höhe berechnet sich in Anhängigkeit vom Beitrag: Runden Sie den Beitrag auf 50 € nach unten ab (z. B. 1.368 € auf 1.350 € runden). Der Säumniszuschlag beläuft sich auf 1% des gerundeten Betrags für jeden angefangenen Monat nach Fristversäumnis (also 13,50 € in diesem Beispiel für den ersten Monat). In besonders begründeten Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass der Säumniszuschlag erlassen wird. Ein solcher Erlass ist zu beantragen.

Praxis-Tipp: Geld sparen mit Lastschriftmandat

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Beiträge fristgerecht auf dem Konto der Einzugsstelle landen, können Sie auch die Einzugsstelle zum Einzug des Geldes ermächtigen. Erteilen Sie einfach ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat. Allerdings sollten Sie dann aber auch darauf achten, dass sich zum Zeitzugs-Zeitpunkt genügend Geld Ihrem Konto befindet. Eine weitere Hilfe im gesamten Payroll-Prozess kann eine gute Entgeltabrechnungs-Software sein. Mit einer Software steuern Sie die verschiedenen Abläufe im Payroll strukturiert mit einem funktionalen Tool.

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