Onboarding als neue Willkommenskultur im Unternehmen etablieren

Damit sich die neuen Mitarbeiter wohlfühlen

Nichts ist schlimmer für den neuen Mitarbeiter, wenn er an seinem ersten Arbeitstag nur in fragende Gesichter blickt: Der Chef ist nicht da und das Team völlig überrascht. Die Empfangsdame hat seinen Namen noch nie gehört und einen Arbeitsplatz gibt es auch noch nicht. Doch der erste Eindruck zählt – und das gilt ganz besonders für den ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen.

csm_Fotolia_161199744_Onboarding_33a983db0c

Für den neuen Mitarbeiter beginnt meist auch eine neue Lebensphase mit neuen Menschen, Aufgaben und Regeln. Zudem muss er sich erstmal beweisen und seine Probezeit überstehen. Voller Erwartungen und vielleicht ein bisschen unsicher betritt er die neue Firma. Zu Recht ist er frustriert, wenn er sich – wie oben beschrieben – nicht willkommen fühlt. Da erstaunt es nicht, dass immerhin 15 % schon an ihrem ersten Arbeitstag in einer neuen Firma an Kündigung denken. Und nicht selten tritt der Kandidat nach Vertragsunterschrift die neue Stelle erst gar nicht an: Er hat es sich zwischen Vertrag und tatsächlichem Arbeitsbeginn schlicht anders überlegt.

Hohe Anfangsfluktuation ist unnötig und teuer

Natürlich kann es immer geschehen, dass die Erwartungen von Kandidat und Firma nicht zusammenpassen und die Kündigung unvermeidlich ist. Auf Dauer kann sich aber kein Unternehmen hohe Fluktuationsquoten gerade am Anfang leisten. Denn springt der Kandidat schon vor Arbeitsantritt oder in der Probezeit wieder ab, beginnt der Recruiting-Prozess wieder von vorn. Das ist unnötig und teuer und kann mit einem strukturierten Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter vermieden werden: Onboarding heißt das Zauberwort.

Onboarding ist mehr als fachliche Einarbeitung

Mit der fachlichen Einarbeitung ist es beim Onboarding längst nicht getan. Notwendig ist ein strukturierter Prozess, der das systematische „an Bord nehmen“ des neuen Kollegen ermöglicht. Onboarding meint die Integration des Mitarbeiters auf allen Ebenen: die allgemeine Einführung, mit der er sich willkommen fühlt und in der ihm z.B. auch die Unternehmensziele und -philosophie genau erklärt werden, die fachliche Einarbeitung und - ganz wichtig! – die soziale Integration. Der Onboarding-Prozess beginnt schon mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach Abschluss der Probezeit, spätestens nach einem Jahr.

Onboarding in drei Phasen

Üblicherweise lässt sich ein gelungenes Onboarding in drei Phasen unterteilen:

  1. Maßnahmen vor Arbeitsantritt (um die Fluktuation vor dem ersten Arbeitstag zu vermeiden)
  2. Erster Arbeitstag und erste Arbeitswoche für ein positives Willkommen
  3. Probezeit und soziale Integration

In allen größeren Unternehmen sollte es dafür einen strukturierten Prozess geben, der bei HR und den Prozessbeteiligten fest im Ablauf verankert ist. Je strukturierter HR-Abteilungen ihren Onboarding-Prozess definieren, desto einfacher können die einzelnen Maßnahmen geplant und umgesetzt werden. Dadurch werden sie letztlich zeitsparender und günstiger für alle Beteiligten.

Maßnahmen vor Arbeitsantritt

  • Kontakthalten: Da bereits viele Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag eintrudeln, gilt es, die Kandidaten in der „Warten-Phase“ zwischen Vertragsunterschrift und tatsächlichem Arbeitsbeginn bei Laune zu halten, z.B. mit einem Wilkommensschreiben, Einladungen zu schon vor Arbeitsbeginn stattfindenden Veranstaltungen, vorab verschickter Begrüßungsmappe etc. Der Kandidat soll schon in dieser Phase das Gefühl haben, dass das Unternehmen auf ihn wartet und sich auf seine Unterstützung freut. 
  • Wesentlich ist ein umfassender Einarbeitungsplan für die fachliche Einarbeitung des neuen Kollegen. Vorgesetzte erstellen diesen sinnvollerweise zusammen mit dem Team. Darin können Chefs auch die Ziele und Aufgaben der ersten 6 Monate festhalten, geplante Fortbildungen, die Zuständigkeiten und übergreifenden fachlichen Einarbeitungsmaßnahmen dokumentieren.
  • Ausgestatteter Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln und Zugangsberechtigungen
  • Patenschaft: Der Chef sollte vorab ein Teammitglied bitten, sich für den neuen Kollegen als Paten zur Verfügung zu stellen. Der Pate sollte als Ansprechpartner in den ersten Wochen für alle fachlichen, persönlichen und organisatorischen Fragen zur Verfügung stehen und dafür sorgen, dass der  neue Kollege nach und nach alle wichtigen Mitarbeiter des Unternehmens kennenlernt.   

Erster Arbeitstag und erste Arbeitswoche

Vorgesetzte sollten viel Wert auf einen freundlichen und gut organisierten ersten Arbeitstag des neuen Kollegen legen. Das oberste Ziel des Tages sollte sein, dass sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt. Und wenn ihn statt der Sekretärin der Vorgesetzte persönlich vom Empfang abholt, fühlt sich der Neue besonders wertgeschätzt. Danach sollte Zeit für ein erstes Einführungsgespräch sein. Hier kann ihm der Chef die die wichtigsten Informationen zum Betrieb, zu seinen künftigen Aufgaben und zur Organisation seiner Abteilung geben.

Zudem wird der Ablaufplan des ersten Tages besprochen und der Einarbeitungsplan für die nächsten Wochen erläutert. Vielleicht gibt es auch schon einen kleinen Arbeitsauftrag für den ersten Tag. Anschließend ist Zeit für eine Vorstellungsrunde im Team. Der Vorgesetzte stellt ihm dabei auch seinen Paten vor, der der Ansprechpartner in der nächsten Zeit sein wird. Anschließend folgt meist ein Firmenrundgang, bei dem der Neue gleich die wichtigsten Mitarbeitern kennenlernen kann, mit denen er künftig zusammenarbeiten wird.

Nach einer gemeinsamen Mittagspause kann der Pate übernehmen und dem neuen Kollegen die erste Einweisung am neuen Arbeitsplatz geben und erste Arbeitsaufträge besprechen.

Vorgesetzte sollten sich zum Abschluss des ersten Arbeitstages auf jeden Fall nochmal Zeit für ein Abschlussgespräch nehmen, damit offene Fragen geklärt und wichtige Termine der nächsten Tage besprochen werden können.

In den ersten Tagen werden mit dem neuen Mitarbeiter die Arbeitsaufgaben geklärt und ggf. nötige Weiterbildungsmaßnahmen festgelegt.

Fangen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig neu in der Firma an, bieten sich allgemeine Einführungsveranstaltungen für alle an, um z.B. die Unternehmensleitlinien, die Organisation und das Produktportfolio vorzustellen.

Probezeit und soziale Integration

Feedback ist in der Probezeit enorm wichtig. Vorgesetzte sollten daher regelmäßige Mitarbeitergespräche einplanen, in denen Fragen, Aufgaben, Arbeitsaufträge und Handlungsspielräume besprochen und geklärt werden können.

In der Probezeit muss sich der Mitarbeiter bewähren und Vorgesetzte müssen an dessen Ende  entscheiden, ob der Neue übernommen wird oder nicht. Dafür sind Beurteilungsgespräche nötig, z.B. auch von Kollegen, mit denen der neue Mitarbeiter zusammengearbeitet hat. Dazu benötigt der Teamleiter Einschätzungen von Kollegen und der Personalabteilung. Auch Informationen des Paten sind sehr hilfreich, ob es Schwierigkeiten bei der Einarbeitung gibt.

Tipp: Patenschaft fördert die soziale Integration

Für die fachliche und soziale Integration ist die Patenschaft enorm wichtig. Der neue Kollege hat jederzeit einen fachlich qualifizierten Ansprechpartner und deshalb nicht das Gefühl, mit Fragen „zu stören“. Der Pate sollte den neuen Kollegen in der Anfangszeit auch in die Mittagspause mitnehmen und bei gemeinsamen Aktivitäten unter Kollegen außerhalb der Arbeitszeit dazu bitten. Wichtig ist, dass er sich bei sozialen Aktivitäten nicht ausgeschlossen, sondern willkommen fühlt.

Klar sollte allerdings sein, dass der Pate diese Aufgabe auch wirklich freiwillig übernimmt, dies sollten Chefs nicht diktieren.

Neueste Beiträge

09.08.2017

Zuwendungen für Arbeitnehmer

So sichern Sie sich steuerliche...

lesen
09.08.2017

So fördern Arbeitgeber die Gesundheit am Arbeitsplatz

Auch der Staat unterstützt mit...

lesen
09.08.2017

Häusliche Pflege und Beruf vereinbaren

Mehr Unterstützung und zeitliche...

lesen
09.08.2017

Neue Rahmenbedingungen für Aus- und Weiterbildung ab 2020

Einführung einer Mindestvergütung...

lesen

REFERENZEN UND ANWENDERBERICHTE

  • MarcCain Referenz
  • ruf Referenz
  • Lindner Referenz
  • Borbet Referenz
  • 1.FC Köln Referenz
  • DRK Referenz
SP_Data GmbH & Co. KG
Engerstraße 147
Herford
Nordrhein-Westfalen
Telefon: 05221 9140 0

Amtsgericht Bad Oeynhausen HRA 3714, persönlich haftende Gesellschafterin:

SP_Data Verwaltungs GmbH, Amtsgericht Bad Oeynhausen, HRB 5300.

Geschäftsführer: Diplom-Wirtschaftsingenieur Stefan Post.

Impressum