HR-Lösungen - der Mittelstand wird digital

Trends und Auswahlhilfen bei HR-Software

Auch die Bundeskanzlerin weiß: kleine und mittlere Unternehmen sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Stolze 70 Prozent aller sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer sind hier beschäftigt. Gerade diese Unternehmen kämpfen aber verstärkt mit Fachkräfte- und Zeitmangel, der Digitalisierung und der wachsenden Bürokratie. Für die Personalabteilungen kleinerer Unternehmen ist dies meist schwieriger zu bewältigen als für HR-Abteilungen in großen Konzernen. Wie kann es dennoch gelingen, diese Herausforderungen zu meistern? Welche Unterstützung versprechen HR-Softwarelösungen und wie wählen Entscheider die passenden Systeme aus? Welche Entwicklungstrends gibt es in der HR-Softwarebranche? Unser Topthema geht diesen Fragen nach...

csm_HRDigital_f1bbf4b493

Was Personaler im Mittelstand herausfordert

Befragungen zeigen, dass mittelständische Firmen die meisten HR-Aufgaben intern in einer eigenen Personalabteilung erledigen, wie z.B. die sensible Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dafür nutzen die Firmen in der Regel eine spezielle Abrechnungssoftware, schon allein um die Rechtssicherheit der Gehaltsabrechnungen zu gewährleisten. Auch für andere Prozesse, z.B. für die Zeiterfassung oder um Urlaubsanträge zu beantragen, setzen die Firmen auf Softwareunterstützung. Oft sind diese Prozesse aber nicht miteinander verknüpft, da entsprechende Schnittstellen fehlen oder Systeme nicht kompatibel sind. Dadurch müssen Daten in verschiedene Datenbanken eingepflegt werden. Dieser unnötige Aufwand kostet wertvolle Zeit, ebenso bei Routineaufgaben, die manuell erledigt werden. Vollständig digitalisierte Personalprozesse für die Mitarbeiterverwaltung, wie z.B. eine elektronische Personalakte und verzahnte Lösungen sind im Mittelstand bislang eher die Ausnahme.

Auch der Fachkräftemangel setzt gerade den kleineren Unternehmen zu. Für die meisten Unternehmen ist die Suche, Auswahl und Gewinnung neuer Mitarbeiter zeitaufwändig, da bislang nur wenige mittelständische Unternehmen Software für ihr Bewerbermanagement einsetzen. Durch die manuelle Auswahl und Verwaltung der Kandidatenunterlagen ist es schwerer, die richtigen Mitarbeiter schnell und effektiv zu finden und auszuwählen. Und gibt es keinen Talentpool, bleiben wichtige Potenziale des Personals ungenutzt, weil Kompetenzen nicht strukturiert erfasst werden.

Softwareunterstützung soll helfen

Die Unternehmen planen daher zunehmend, Prozesse zu digitalisieren und haben dabei vor allem die digitale Personalakte und Zeiterfassungslösungen im Blick. Auch Statistiken und Auswertungen sollen leichter und schneller erstellt werden können, wenn Personaler auf Daten zentral zugreifen können.

Aber nur die Verzahnung der einzelnen HR-Lösungen bietet viel Einsparpotenzial. Aber die passenden Systeme für das eigene Unternehmen auszuwählen, gestaltet sich schwierig. Der Markt der HR-Softwaresysteme ist groß und unübersichtlich, auch lassen sich einzelne Systeme nur schwer miteinander vergleichen. Zudem lassen sich Weiterentwicklungen und Innovationen der HR-Software nur schwer vorhersehen. Das macht die Auswahl zusätzlich schwierig, denn Systeme sollten auch im Hinblick darauf ausgewählt werden, dass sie zukunftsfähig sind.

Die Trends der HR-Softwareanbieter

Bestimmte Trends lassen sich auf dem Markt der HR-Sofware durchaus erkennen. Einen Überblick über den Status Quo des deutschen HR-Softwaremarkts liefert z.B. der HCM-Branchenmonitor: In einer Onlinebefragung wurden neben SP_Data weitere 32 der größten HR-Softwareanbieter in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. Die Ergebnisse liefern Anhaltspunkte, aus denen sich Rückschlüsse auf Marktentwicklungen ziehen lassen. 

Absehbare Entwicklungsfelder, in denen softwaregestützte Prozesse immer wichtiger werden, sind die Folgenden: 

Personalentwicklung und Change Management

Durch die Digitalisierung sehen die Software-Anbieter die Personalabteilungen vor allem in den Bereichen Schulung, Entwicklung und Change Management vor vielfältigen neuen Aufgaben. Damit die Unternehmen für kommende Herausforderungen am Markt gewappnet sind, müssen auch die Mitarbeiter systematisch qualifiziert und Potenziale sichtbar gemacht werden. Auch umfangreiche Trennungsprozesse kommen demnach auf die Unternehmen zu, wenn Routinearbeiten zunehmend von Robotern oder Maschinen erledigt werden.

Personalgewinnung & Social Media

Wichtiger werden auch Employer Branding-Maßnahmen, um das Image als Arbeitgeber zu verbessern. 76 % der befragten Software-Anbieter betrachten es als notwendig, dass Unternehmen in Personalmarketing-Maßnahmen investieren, um geeignete Nachwuchs- und Führungskräfte zu gewinnen. Auch dabei kann HR-Software die Personalabteilungen unterstützen: z.B. durch mobil optimierte Karriereseiten, Social-Media-Kanäle für das Arbeitgeberimage oder Anbindungen an Recruit-a-friend-Programme. Heute gehen zwar noch viele Bewerbungen über ein Formular über die Karriereseite des Unternehmens ein. Mittels Active Sourcing sprechen Personaler künftig potenzielle Kandidaten verstärkt direkt über soziale Netzwerke an. Daher muss auch eine einfache Datenübernahme aus sozialen Netzwerken möglich sein.

Ein durchgängiger Workflow, der eine schnelle und professionelle Bearbeitung von Bewerbungen nicht nur zwischen Unternehmen und Kandidat, sondern auch innerhalb des Unternehmens gewährleistet, soll daher das Recruiting verbessern.

Flexibilisierung und Mobilität wird wichtiger

Die Mitarbeiter arbeiten zunehmend flexibel im Homeoffice oder unterwegs. Feste Arbeitszeiten und -orte verlieren vor allem für Führungskräfte an Bedeutung. Die Zeiterfassung spielt künftig eine geringere Rolle, weil Mitarbeiter weniger nach Anwesenheit, sondern nach Ergebnissen bezahlt und beurteilt werden.

Auch die zunehmende agile und projektorientierte Arbeitsweise erfordert Softwareeinsatz: Gebraucht werden Wissensmanagement-Systeme und Tools für die Projektkoordination, um Wissen und Arbeitsergebnisse über Abteilungs- und Standortgrenzen hinaus teilen zu können. Das wird künftig auch die HR-Softwareanbieter nicht kalt lassen, denn dieses Feld bietet enorme Möglichkeiten, die bisherige Software auszuweiten.

HR-Auswertungen mittels Big Data

Unter Big Data versteht man große, komplexe, schnelllebige oder schwach strukturierte Daten, die kaum manuell oder mit herkömmlichen Methoden ausgewertet werden können. Diese Aufgabe soll künftig spezielle Software übernehmen. Bislang sind meist eher Kundendaten in den Focus der Möglichkeiten durch Big Data gerückt. Im HR-Bereich (z.B. bei Prognosen von Kündigungsverhalten oder der Analyse des Nutzerverhaltens von Jobsuchenden bei einem Besuchs der Karriereseite oder oder Social Media-Kanal nach Mustern und Zusammenhängen, um die so gewonnenen Erkenntnisse für das Recruiting zu nutzen) ist der Nutzen solcher Analysemöglichkeiten bislang noch umstritten. Experten gehen jedoch davon aus, dass HR Analysen künftig wichtiger werden.

Kriterien für die Software-Auswahl

Um die geeignete Software-Lösung für das eigene Unternehmen auszuwählen, müssen viele Aspekte bedacht werden. Die Entscheider haben die Qual der Wahl. Bei der Entscheidungsfindung sollten Entscheider diese Kriterien bedenken:

  • Datenschutz und Datensicherheit: einer der wichtigsten Kriterien für oder gegen die Kaufentscheidung. Diese Kriterien muss ein Hersteller zwingend erfüllen. Der Standort der Datenzentren des Herstellers sollte bestenfalls in Deutschland liegen. Gibt es Streitpunkte, die vor Gericht landen, haben es Unternehmen dann deutlich leichter.
  • Technologie & integrierte Lösungen: Die Anwendungen sollten auf einer einheitlichen Datenbasis beruhen, sodass integrierte Lösungen möglich sind. Eine einheitliche Benutzeroberfläche erhöht die Nutzerakzeptanz, worauf viele Kunden Wert legen. Zu überlegen ist auch, wie häufig Software-Updates aufgespielt werden und welchen Einfluss Kunden auf die Aktualisierungszeitpunkte nehmen können. Kurze Releasewechsel, gerade bei SaaS-Lösungen sind weit verbreitet und die Strukturen dafür sollten beim Kunden vorhanden sein.
  • Service & Support: Die Unterstützung des Herstellers bei der Entscheidungsfindung und später beim Einsatz der Software ist wichtig. Entscheidungshilfen stellen die meisten Anbieter durch Berechnungsmodelle wie Return on Investment (ROI), Prozessanalysen oder Kosten-Nutzen-Modelle zur Verfügung. Wichtig ist aber auch die Hilfe bei der Implementierung. Meist unterstützen die Hersteller auch bei der Analyse der HR-Prozesse und beraten die Kunden hinsichtlich Datenschutz, Change Management und geben umfangreichen IT-Support.
  • Kundenzufriedenheit: Kundenbewertungen sind heute sehr transparent im Internet nachzulesen und schlechte Bewertungen schrecken Interessenten ab. Daher sollten Softwareanbieter viel Wert darauflegen, dass sie regelmäßig die Kunden zu ihren Wünschen und Bedürfnissen befragen und diese Ergebnisse in ihre Software-Updates einfließen lassen.

Neueste Beiträge

13.10.2017

Zuwendungen für Arbeitnehmer

So sichern Sie sich steuerliche...

lesen
13.10.2017

So fördern Arbeitgeber die Gesundheit am Arbeitsplatz

Auch der Staat unterstützt mit...

lesen
13.10.2017

Häusliche Pflege und Beruf vereinbaren

Mehr Unterstützung und zeitliche...

lesen
13.10.2017

Neue Rahmenbedingungen für Aus- und Weiterbildung ab 2020

Einführung einer Mindestvergütung...

lesen

REFERENZEN UND ANWENDERBERICHTE

  • MarcCain Referenz
  • ruf Referenz
  • Lindner Referenz
  • Borbet Referenz
  • 1.FC Köln Referenz
  • DRK Referenz
SP_Data GmbH & Co. KG
Engerstraße 147
Herford
Nordrhein-Westfalen
Telefon: 05221 9140 0

Amtsgericht Bad Oeynhausen HRA 3714, persönlich haftende Gesellschafterin:

SP_Data Verwaltungs GmbH, Amtsgericht Bad Oeynhausen, HRB 5300.

Geschäftsführer: Diplom-Wirtschaftsingenieur Stefan Post.

Impressum