Fortbildungen richtig abrechnen

Die feinen Details rund um Lohn, Steuer, Arbeitszeit

In den meisten Fällen werden Möglichkeiten zur Fortbildung und Weiterqualifizierung von den Arbeitnehmern gerne entgegengenommen. Doch wie sieht die Situation für den Arbeitgeber aus? Selbstverständlich hat er ein Interesse daran, dass sein Mitarbeiter den sich permanent ändernden Herausforderungen seiner Tätigkeit gewachsen ist. Dazu sind in aller Regel Weiterbildungen notwendig. Doch was gilt es administrativ zu beachten? Wie sieht es mit Kostenübernahmen, Lohnsteuer und Arbeitszeit aus? Wir liefern Ihnen die wichtigsten Infos.

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Gerade im Hinblick auf die Lohnsteuer gibt es sehr detaillierte Regelungen. Zahlt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter eine Fortbildungsmaßnahme, erhält der Mitarbeiter natürlich eine Leistung, deren geldlicher Wert sich konkret beziffern lässt. Dies bedeutet jedoch nicht automatisch, dass er einen geldwerten Vorteil hat. Denn wenn die Fortbildung im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse stattgefunden hat, sind die Kosten nicht als Lohn anzusehen.

Wann liegt ein „betriebliches Interesse“ vor?

Es stellt sich die Frage, wann gesichert ist, dass ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter eine Fortbildung aus überwiegend betrieblichem Interesse gestattet. Denn z.B. ist das betriebliche Interesse nicht dadurch bewiesen, dass die Weiterbildung am Arbeitsplatz oder in sonstigen Räumlichkeiten des Arbeitgebers stattfindet.

Ein aussagekräftiges Kriterium für ein überwiegend betriebliches Interesse, ist die Frage, ob die Einsatzmöglichkeiten des Mitarbeiters im Unternehmen durch die Fortbildung erweitert werden. Wenn das zutrifft, ist von überwiegend betrieblichem Interesse auszugehen. Das ist anzunehmen, wenn der Mitarbeiter bestimmte Kompetenzen erwirbt oder ausbaut, um den sich ändernden Anforderungen an seine Position begegnen zu können. Dies würde beispielsweise auch bei Sprachkursen gelten, wenn die Sprachkompetenzen zur Erfüllung der Aufgaben vom Arbeitgeber eingefordert werden.

Welche Rolle spielt die Arbeitszeit?

Bei der Frage, ob überwiegend betriebliches Interesse vorliegt, kann auch die Anrechnung der Fortbildungszeit auf die Arbeitszeit eine Rolle spielen. Wird nämlich die Dauer der Weiterbildung auf die Arbeitszeit des Mitarbeiters angerechnet, kann von überwiegend betrieblichem Interesse ausgegangen werden. Umgekehrt lässt sich jedoch nicht automatisch ausschließen, dass überwiegend betriebliches Interesse vorliegt, wenn der Arbeitgeber die Fortbildung nicht auf die Arbeitszeit anrechnet.

In Fällen, in denen kein überwiegend betriebliches Interesse an der Fortbildung des Arbeitnehmers besteht, sind die Kosten für die Weiterbildung als steuerpflichtiger Arbeitslohn des Mitarbeiters anzusehen und abzuführen.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter die Kosten trägt?

Wenn ein Mitarbeiter die Aufwände für seine Fortbildungsmaßnahme selbst übernommen hat, kann er sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Dies ist häufig auch dann möglich, wenn die Weiterbildung nicht aus überwiegend betrieblichem Interesse stattgefunden hat. Wenn ein inhaltlicher Zusammenhang zur aktuellen oder auch zu einer künftigen Tätigkeit besteht, lassen sich Werbungskosten geltend machen.

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