12.10.2017

Checkliste: 9 Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Damit Ihre Mitarbeiter bleiben wollen

Nur wenn sich neue Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz und im Team wohlfühlen, werden sie von Anfang an motiviert und erfolgreich arbeiten. Führungskräfte und HR sind daher gut beraten, wenn sie Zeit in Onboarding-Maßnahmen investieren. Denn Vorgesetzte, Team und Personaler können viel dafür tun, dass sich neu gewonnene Mitarbeiter gut einfinden. In dieser Checkliste erhalten Sie 9 einfache Tipps, die Sie im Unternehmen einsetzen können, um Mitarbeiter schneller zu integrieren.

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1. Nach Vertragsabschluss Kontakt halten

Gerade in der Zeit zwischen Vertragsabschluss und erstem Arbeitstag bekommen viele neue Mitarbeiter kalte Füße und springen wieder ab. Deshalb ist gerade die sogenannte „Pre-Bording-Phase“ sehr wichtig. Die HR-Abteilung und auch der fachliche Vorgesetzte sollte daher schon in dieser Zeit Kontakt zu ihm aufnehmen, z.B. durch ein Willkommensschreiben, eine vorab zugeschickte Begrüßungsmappe mit den wichtigsten Informationen zum Unternehmen. Es bietet sich auch an, dass der Chef ihn persönlich zu Schulungen oder Veranstaltungen einlädt, die vor dem eigentlichen Arbeitsantritt liegen. Er freut sich auch über einen Ablaufplan des ersten Arbeitstages, damit er weiß, was dann auf ihn zukommt.

2. Zeit vor Arbeitsantritt nutzen

Die administrativen Vorbereitungen dürfen keinesfalls unterschätzt werden. Der neue Mitarbeiter sollte gleich am ersten Arbeitstag einen komplett ausgestatteten Arbeitsplatz vorfinden. Dazu gehören z. B. Berechtigungen und Zugänge für PC, Räume, Materialien, Dienstwagen, Firmenhandy oder Laptop etc. Natürlich freut er sich, wenn sein Name schon auf dem Türschild steht und er bereits in E-Mail-Verteiler aufgenommen ist.

3. Einarbeitung mit dem Team vorbereiten

Vorgesetzte sollten das Team rechtzeitig über den ersten Arbeitstag des neuen Kollegen informieren. Mit dem Team können sie überlegen, welche Aufgaben dem Neuen in der ersten Zeit übertragen werden und wer ihn dabei unterstützt. In einem individuellen Einarbeitungsplan werden diese Punkte festgehalten. Wenn Chefs das Team bei der Planung der Einarbeitung einbinden, sichern sie gleichzeitig deren Unterstützung und Hilfsbereitschaft für den neuen Kollegen.

4. Herzliches Willkommen bereiten

Führungskräfte sollten den neuen Kollegen zum verabredeten Zeitpunkt herzlich empfangen und auch gleich Zeit für ihn einplanen. Die Einführung ist Chefsache. Dadurch drücken Vorgesetzte ihre Wertschätzung aus und zeigen, dass er erwartet wird. Hat der neue Mitarbeiter schon im Vorfeld einen Ablaufplan bekommen, weiß er was am ersten Tag ansteht: Vorstellungsrunde im Team, Vorstellung des Paten, Einweisung am Arbeitsplatz, gemeinsames Mittagessen, Firmenrundgang und – wenn die Zeit dafür bleibt – ein erster kleiner Arbeitsauftrag.

5. Pate an die Seite stellen

In der Praxis hat es sich bewährt, neuen Mitarbeitern in der Anfangsphase einen erfahrenen Kollegen als „Paten“ zur Seite zu stellen. Dieser kümmert sich für eine bestimmte Zeit um den Neuen und steht ihm als Ansprechpartner in fachlichen, persönlichen und organisatorischen Fragen zur Seite. Klären Sie rechtzeitig, wer diese Rolle (freiwillig!) übernehmen kann und will. Der Pate unterstützt den neuen Kollegen damit ganz nebenbei bei der sozialen Integration.

6. Soziale Integration aktiv unterstützen

Es sollte selbstverständlich sein, dass neue Mitarbeiter auch sozial integriert werden, also zu Verabredungen nach Feierabend eingeladen werden oder zum gemeinsamen Mittagstisch. Bei einem Teamevent ein paar Wochen nach dem Start können sich die neuen Teamkollegen in einem ungezwungenen Rahmen besser kennenlernen. Bei mehreren Neueinstellungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums ist ein Welcome Day hilfreich. So kann die Firma neue Mitarbeiter zeitsparend über Betriebsinterna informieren und z.B. die verschiedenen Abteilungen, Produkte und Aufgaben vorstellen. Damit unterstützen Unternehmen schon zu Beginn das Networking über Abteilungsgrenzen hinaus. Positiver Nebeneffekt: Es fördert ein positives Gruppengefühl an und stärkt die Solidarisierung der neuen Mitarbeiter. Auch regelmäßige Stammtische für neue Mitarbeiter helfen bei der Vernetzung und der Integration.

7. Mitarbeitergespräche: Ziele setzen und Feedback geben

Mitarbeitergespräche während der Probezeit sind enorm wichtig. Sie geben der Führungskraft die Möglichkeit, die Integration des neuen Mitarbeiters als Starthelfer und Coach zu begleiten. In diesen Gesprächen gilt es auch abzuklären, welche Ziele und Kompetenzen innerhalb der Probezeit erreicht werden sollen. Vorgesetzte sollten diese regelmäßigen Mitarbeitergespräche bereits im Einarbeitungsplan terminieren. In regelmäßigen Abständen besprechen Mitarbeiter und Chef, ob die Ziele erreicht wurden, wie sich der Mitarbeiter in der Firma weiterentwickeln kann. Die Maßnahmen oder auch Konflikte, die sich dabei ergeben, werden ebenfalls besprochen.

8. Schwierigkeiten professionell begegnen

Die Aufgabe der Führungskraft ist es, durch Gespräche und Beobachtungen herauszufinden, welche Gründe es für die Anpassungsschwierigkeiten gibt. Ungeklärte, langwierige Konflikte wirken sich negativ auf die Performance des gesamten Teams aus und können die soziale Integration eines neuen Kollegen negativ beeinflussen. Regelmäßige Gespräche mit dem Paten, dem Mitarbeiter und HR helfen dabei, Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen und ggf. gegenzusteuern.

9. Übernahmeentscheidung treffen

Am Ende der Probezeit fällt die Entscheidung, ob der Mitarbeiter übernommen wird. Konnte der Mitarbeiter die gewünschten Kompetenzen aufbauen und seine Ziele erreichen? Passt er ins Team und ins Unternehmen? Als Entscheidungsgrundlage dienen dabei die Notizen aus den geführten Gesprächen mit dem Mitarbeiter und dem Feedback des Paten und HR.

Eine Entscheidung für die Übernahme bedeutet für das Unternehmen eine langfristige Bindung. Vorgesetzte sollten diese Entscheidung nur dann zu Gunsten des Mitarbeiters fällen, wenn sie von der Passung des neuen Mitarbeiters zum Team und zum Unternehmen überzeugt sind.

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