20.05.2019

Bescheinigungen: Praktischer Helfer für automatisierte HR-Prozesse

Weniger manuelle Routine-Aufgaben für Personalabteilungen

Zu den unbeliebtesten Aufgaben für Personaler gehören zeitraubende administrative Routinearbeiten. Zwar sind gerade solche Aufgaben dafür geeignet, sie dem Computer zu überlassen, doch Studien zeigen, dass automatisierte HR-Prozesse erst in wenigen Unternehmen etabliert sind. Viele HR-Manager sehen hier große Potenziale: Sie glauben, dass die meisten administrativen HR-Prozesse in den nächsten fünf Jahren überwiegend automatisiert sein werden. Die automatisierte Erstellung von Bescheinigungen mithilfe von Personalsoftware-Lösungen ist ein solcher Schritt in Richtung digitale Zukunft.

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Formulare über Formulare

Im Laufe des Arbeits- und Beschäftigungslebens eines Mitarbeiters kommen einige Bescheinigungen zusammen. Der Mitarbeiter benötigt z.B. Verdienstbescheinigungen für das Arbeitsamt oder Jobcenter, für das Krankengeld, für Wohngeldbehörden, die Familienkasse oder das Finanzamt. Schließlich müssen alle diese staatlichen Leistungen von den Leistungsempfängern beantragt und der bisherige Verdienst nachgewiesen werden. Das bedeutet, dass die jeweiligen Arbeitgeber für alle Anträge in der Regel ein Formular - meist eine Arbeits- oder Verdienstbescheinigung - ausfüllen müssen.

Die aktuellen Zahlen über gewährte staatliche Leistungen vermitteln einen Eindruck, mit welchen Formularbergen die Personalabteilungen zu kämpfen haben:

Über 1,8 Millionen Mütter und Väter haben 2018 Elterngeld bezogen.
Knapp 600.000 Haushalte haben im Jahr 2017 Wohngeld beantragt.
Knapp 800.000 Personen beziehen im Jahr 2019 Arbeitslosengeld I.

Aber auch Bestätigungen über Nebeneinkommen oder über die Beschäftigungsdauer werden häufig nachgefragt. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, benötigt er für den neuen Arbeitgeber in der Regel auch eine Bescheinigung über den im Kalenderjahr schon verbrauchten Urlaub. Zudem muss der Arbeitgeber mindestens einmal jährlich an die Beschäftigten den Inhalt der übermittelten Meldungen an die Sozialversicherungsträger in Textform zur Verfügung stellen.

Keine zeitliche Toleranzgrenze

Maßgeblich ist, dass im Ausland eine Arbeitstätigkeit vorgenommen wird. Dabei ist aber egal, wie lange die Entsendung dauert. Auch bei kurzen Dienstreisen, die nur wenige Stunden dauern, ist eine A1-Bescheinigung Pflicht, eine zeitliche Toleranzgrenze gibt es nicht. Falls keine gültige Bescheinigung vorliegt, kann der Zutritt zum Firmen- oder Veranstaltungsgelände verweigert werden.

Arbeitgeber müssen Bescheinigungen ausfüllen

In der Regel sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, den Mitarbeitern benötigte Bescheinigungen oder Formulare auszustellen. Das – meist manuelle - Ausfüllen der Formulare ist daher Routine in jeder Personalabteilung, aber oft umständlich und zeitraubend. Da aber viele Unternehmen verstärkt auf die digitale Personaladministration umsteigen, lohnt es sich zu prüfen, ob die eigene HR-Software die Bescheinigungen digital aus dem Mitarbeiterstammblatt mit einem Klick erzeugen kann.
Denn häufig lassen sich Bescheinigungen über die Gehaltsabrechnungssoftware oder eine digitale Mitarbeiterakte erstellen. Schnittstellen bündeln die verfügbaren Personalstammdaten und die benötigten Abrechnungswerte. Personaler können so schnell und einfach die nachgefragten PDF-Formulare ausfüllen und ausdrucken.

Praxis-Tipp: Mit dem neuen Bescheinigungsmodul von SP_Data ersparen sich HR-Mitarbeiter das lästige manuelle Ausfüllen, da die benötigten Daten über Schnittstellen in die jeweiligen elektronischen Formulare einfließen. Die erzeugten Bescheinigungen lassen sich direkt in der digitalen Personalakte ablegen und somit dokumentieren oder als PDF-Dokument verschlüsselt abspeichern. Über die Vorerfassungsfunktion fließen zuvor erfasste Sachverhalte später automatisch in die benötigte Bescheinigung ein. Manuelle Nacharbeiten werden so auf ein Minimum reduziert. Noch fehlende Daten können später direkt im erzeugten Formular vervollständigt und nach dem Ausfüllen auch wieder in das Abrechnungssystem zurückgeschrieben werden können. So stellen Sie sicher, dass diese Informationen nicht verloren gehen und nicht nachträglich zusätzlich erfasst werden müssen.

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